レンタルスペースのサービスに関して気になること

暗い部屋

レンタルスペースをまだ利用したことがない方向けに、まずはレンタルスペースの「サービス」に関して気になることをいくつか紹介します。

目的に合わせてレイアウトを変えてもらえる?

レンタルスペースは、さまざまな用途に合わせて利用できることが最大の魅力です。
例えば、プライベートで集まってパーティーや読書会をしたり、仕事の打ち合わせや商談などのビジネス目的で利用したりと、利用する方の目的に合わせて自由に使うことができます。

また、レンタルスペースは利用者の目的によって室内の「レイアウトを自由に変更できる」ことも大きな魅力です。会議や打ち合わせに向いたレイアウトの他、セミナーや研修会に適したテーブルや椅子の配置など、利用目的に応じて自由にレイアウトや備品の配置を工夫することができます。

飲食の持ち込みはOK?

レンタルスペースでケータリング会社と業務提携している場合は、基本的に「外部からの飲食の持ち込みはできない」ようになっています。そのため、レンタルスペースで飲食を伴うパーティーや懇談会などを開く場合は、事前にケータリングサービスをオプションとして追加する必要があります。

レンタルスペースのケータリングサービスを利用すると、レンタルスペース会社のスタッフが会場へのセッティングなどを行ってくれますし、パーティーが終わった後の片付けなどもしてくるので安心です。

見積もりやレイアウトの図面作成だけでも利用できる?

参加人数が多くなればなるほど面積の広いレンタルスペースが必要になりますが、はじめて利用する方は「どういったレイアウトにしようか?」、「利用料金はどのくらいかかるのか?」など、気になることがたくさんあるはずです。

そこでまずは、気になるレンタルスペースを探して「見積もりやレイアウトの図面作成」をしてもらうことをおすすめします。レンタルスペース会社に見積もりなどをお願いする場合は、あらかじめ予算などの条件を詳しく伝えておくと、その条件に合わせて柔軟な対応をしてもらうことができます。

料金や支払方法に関して気になること

豚の貯金箱

レンタルスペースを選ぶときは、あらかじめ設定した予算に合わせてそれに見合ったレンタルスペース選びをします。そこで続いては「料金や支払方法」に関する気になることを紹介します。

利用料金の支払方法について

レンタルスペースによって対応している支払方法が異なるため、正式な申し込みをする前に必ずどのような方法で支払いが可能かを確認しておきましょう。

事前に担当コーディネーターと打ち合わせをしてレンタルスペースのご利用当日を迎えますが、場合によっては予定していた利用時間をオーバーしたり、当日になって必要な備品が増えたりする場合があります。そのため、支払いのタイミングは基本的にレンタルスペース利用後になるケースが一般的です。

室内料金のほか、時間帯によって割増はある?

利用目的によっては、日中にレンタルスペースを利用するだけでなく、深夜や早朝に利用する場合もあります。そのため、利用するタイミングによっては、事前にレンタルスペースの担当コーディネーターに確認して「料金の割増の有無」などを確認しておきましょう。

人によっては、突然レンタルスペースを利用する場合もあるため、平日と土日祝日で利用料金が変わらないレンタルスペースや、利用する時間帯が異なっても利用料金が変わらないレンタルスペースをあらかじめピックアップしておくと、いざという時にも便利です。

キャンセルした場合のキャンセル料は?

一度予約したレンタルスペースを何らかの理由でキャンセルする場合に気になるのが、「キャンセル料」についてです。
仮予約の時点でキャンセルした場合はキャンセル料がかからない場合が多いですが、正式な予約を完了させた後は、お客様都合により予約をキャンセルする場合は別途キャンセル料がかかります。

また、正式な予約をしたあとに部屋のサイズを縮小したいといった場合も、利用規定に沿ってキャンセル料がかかってしまうため、正式な予約を済ませる前にキャンセルに関する規定を必ず確認しておくようにしましょう。

備品に関して気になること

セミナーの風景

レンタルスペースを利用される方の多くが魅了に感じている点、それが「備品が充実している」ということです。ここでは、利用者の用途に合わせて利用できるレンタルスペースの備品に関して気になることを紹介します。

どのような備品を使える?

会議や打ち合わせ、セミナー、講義、研修、個展、展覧会など、さまざまな用途に合わせて利用できるレンタルスペースには、これまた便利な「備品」が揃っています。

例えば、どのような用途でも大活躍の「テーブル」や「椅子」の貸出料金はレンタルスペースの室料に含まれているため、基本的にいくつでも無料で使用することができます。
その他、会議やセミナーなどでよく使用されるプロジェクターやスクリーンなども、利用者の希望に合わせて事前にセッティングすることができます。それほど多くない催事のために経費を割いて高価な機材を購入するよりも、レンタルスペースの備品を借りて使ったほうが経費を安く抑えることができます。

ホワイトボードや講演台、司会台、レーザーポインター、パーティーション、テーブルクロス、マイク、ワイヤレスマイク、有線マイク、CD・DVDプレイヤー、液晶ディスプレイ、有線LAN回線、追加LANケーブル、プリンターなど、レンタルスペースによってさまざまな備品を貸し出しています。
在庫次第では当日必要になった備品を急遽借りることもできますが、後になって焦らないように担当のコーディネーターと相談しながら事前に必要な備品を揃えてもらうとより安心です。

Wi-Fiは無料?有料?

基本的に、レンタルスペースはもちろんロビーなどでも「Wi-Fi」を利用できることはほとんどですが、稀にWi-Fiの利用料金が室料とは別料金になって設定されているレンタルスペースもあるため、事前によく確認しておきましょう。

最近は、ノートPCのほか、スマートフォンやタブレット端末を利用される方が多いので、参加者の利便性を高めるためにもWi-Fiを気兼ねなく使えるレンタルスペースを選ぶことも一つのポイントです。Wi-Fiを問題なく使うために、当日は少し早めに到着してWi-Fiの使いやすさを確認しておくと良いでしょう。

まとめ

会場のセッティング

今回は、レンタルスペース関連の気になることを、サービス、料金・支払方法、備品に分類して色々と紹介しました。
お客様第一で親身になってくれるレンタルスペースであれば、どんな些細な疑問にも丁寧に対応してくれますし、予算や条件に合わせて最適なプランを提案してくれるはずです。ここで紹介した事以外にも分からないことや疑問点などがあれば、正式な申し込みをする前に担当のコーディネーターに確認して問題を解決しておきましょう。